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新品發(fā)布會策劃對企業(yè)有著非常重大的意義和作用,一場好的新品發(fā)布會往往對企業(yè)形象及未來的市場有著重要的影響,一場出彩的新品發(fā)布會流程策劃總會給新產(chǎn)品的推出形成正面的影響。
新品發(fā)布會的常規(guī)形式是:由某一商界單位或幾個有關(guān)的商界單位出面,將有關(guān)的客戶或者潛在客戶邀請到一起,在特定的時間里和特定的地點內(nèi)舉行一次會議,宣布一新產(chǎn)品。在新品發(fā)布會舉辦之前,各方各面都要顧及到籌備新品發(fā)布會,要做的預(yù)備工作很多,其中最重要的是,要做好時機的選擇、職員的按排、記者的邀請、會場的布置和材料預(yù)備等。
1、時機的選擇
在確定新品上市發(fā)布會的時機之前,應(yīng)明確一點:應(yīng)確認(rèn)新品上市發(fā)表緊迫性的最佳時機。
假如基于以上一點,確認(rèn)要召開新品發(fā)布會的話,要選擇恰當(dāng)?shù)恼匍_時機:要避開節(jié)日與假日,避開本地的重大活動,避開其他單位的發(fā)布會,還要避開與新聞界的宣傳報道重點相左或撞車。恰當(dāng)?shù)臅r機選擇是企業(yè)新品發(fā)布會取得成功的保障。
2、人員的安排
企業(yè)新品上市發(fā)布會的人員安排關(guān)鍵是要選好主持人和發(fā)言人。發(fā)布會的主持人應(yīng)由主辦單位的公關(guān)部長、辦公室主任或秘書長擔(dān)任。其基本條件是:儀表堂堂,年富力強,見多識廣,反應(yīng)靈活,語言流暢,幽默風(fēng)趣,善于把握大局,引導(dǎo)提問和控制會場,具有豐富的主持會議的經(jīng)驗。 新聞發(fā)言人由本單位的主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任,除了在社會上口碑較好、與新聞界關(guān)系為融洽之外,對其基本要求是修養(yǎng)良好、學(xué)識淵博、思維靈敏、能言善辯、彬彬有禮。 新品上市發(fā)布會還要精選一批負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場工作的禮節(jié)接待職員,一般由相貌端正、工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、善于交際應(yīng)酬的年輕女性擔(dān)任。值得留意的是,所有出席發(fā)布會的職員均需在會上佩戴事先同一制作的胸卡,胸卡上面要寫清姓名、單位、部分與職務(wù)。
3、嘉賓的邀請
對出席新品發(fā)布會的嘉賓要事先確定其范圍,具體應(yīng)視題目涉及范圍或事件發(fā)生的地點而定。一般情況下,與會者應(yīng)是與特定事件相關(guān)的人士。另外,確定邀請的嘉賓后,請柬最好要提前一星期發(fā)出,會前還應(yīng)用電話提醒。
4、會場的布置
新品上市發(fā)布會的地點除了可考慮在本單位或事件所在地舉行外,可考慮租用大賓館、大飯店舉行,假如??丛煊癯蓢杂绊懙模瑒t可在首都或某一大城市舉行。新品發(fā)布會現(xiàn)場應(yīng)交通便利、條件舒適、大小合適。會議的桌子最好不用長方形的,要用圓形的,大家圍成一個圓圈,顯得氣氛和諧,主賓同等,當(dāng)然這只適用于小型會議。大型會議應(yīng)設(shè)主席臺席位、來賓席位等。
5、材料的預(yù)備
在舉行新品發(fā)布會之前,主辦單位要事先預(yù)備好如下材料:
一是發(fā)言提綱。它是發(fā)言人在發(fā)布會上進行正式發(fā)言時的發(fā)言提要,它要緊扣主題,體現(xiàn)全面、正確、生動、真實的原則。
二是題目提綱。為了使發(fā)言人在現(xiàn)場正式回答提問時表現(xiàn)自如,可以對被問的主要題目進行猜測的基礎(chǔ)上,形成問答提綱及相應(yīng)答案,供發(fā)言人參考。
三是資料提綱。事先必須精心預(yù)備一份以有關(guān)數(shù)據(jù)、圖片、資料為主的資料提綱,并認(rèn)真打印出來,在新品發(fā)布會上提供給來賓。在資料提綱上應(yīng)列出本單位的名稱、聯(lián)系方式等,便于日后聯(lián)系。
四是形象化視聽材料。這些材料供與會者利用,可增強發(fā)布會的效果。它包括:圖表、照片、實物、模型、錄音、錄像、影片、幻燈片、光碟等。
新品發(fā)布會活動應(yīng)該如何策劃?
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